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ANALYSE DES BESOINS

Il est important de bien définir le besoin de l’entreprise en matière de main-d’œuvre avant de procéder aux prochaines étapes. Il s’agit de prendre un moment pour réfléchir l’organisation du travail dans votre entreprise : améliorer les façons de faire, introduire une nouvelle technologie, examiner le partage des rôles, réfléchir à l’opportunité d’accorder une promotion à un employé particulièrement performant, etc. C’est cette réflexion qui permettra de comprendre le cadre à l’intérieur duquel le processus de recrutement et de sélection se fera.  Si souvent l’ajout d’une ressource additionnelle paraît la chose à faire, la décision d’embaucher est-elle la bonne?

Voici quelques questions à se poser :

• Pour quels tâches, projets ou mandats avons-nous besoin de personnel supplémentaire?
• Quand en avons-nous besoin?
• Quelle est la nature du poste à combler (principales responsabilités – LE QUOI)?
• De qui relèvera ce nouvel employé?
• Quel sera LE SAVOIR, le profil de compétences de la personne qui pourra effectuer le travail avec une bonne performance (formation, langues utilisées, logiciels, etc.)?
• Quel sera LE SAVOIR-FAIRE, le profil de compétences acquises de la personne qui pourra effectuer le travail avec une bonne performance (compétences clés – expérience)?
• Quel sera LE SAVOIR-ÊTRE, le profil comportemental, la personnalité de la personne qui pourra effectuer le travail avec une bonne performance (compétences clés – formation ou expérience, langues utilisées, logiciels, etc.)?

Enfin, comme personne n’aime travailler inutilement, c’est à cette étape qu’il vous faut évaluer si vous avez les moyens de vos ambitions, les moyens de vous payer la perle rare! Il est donc important de chiffrer le plus tôt possible le coût du profil recherché. Le budget lié au poste mène souvent les employeurs à réévaluer leur décision et plutôt réorganiser à l’intérieur de leur masse salariale. Attention! Un recrutement prématuré pourrait ne pas se concrétiser faute de ressources financières.

Afin d’en savoir plus, nous vous invitons à écouter la capsule 1 sur l’analyse des besoins :

RÉDACTION DE L’AFFICHAGE D’UN POSTE À POURVOIR

Afin de retenir l’attention des candidats qui correspondent au profil recherché, l’affichage doit être bien préparé afin de gagner du temps lors du processus de sélection. Lorsque vous affichez un poste, vous entrez directement en compétition avec les autres entreprises qui espèrent recruter un candidat avec des exigences similaires. Il faut donc miser sur ce qui vous différencie de ceux-ci et l’expliquer au candidat. Mettez de l’avant les avantages de travailler pour votre entreprise. Un candidat ira toujours vers l’emploi le plus attrayant pour lui.

Normalement, les points suivants se retrouvent à l’intérieur d’un bon affichage :

• Le titre de l’emploi.
• Les avantages liés au poste : le candidat veut savoir ce que vous pouvez lui offrir!
• La mission, les produits ou services offerts par l’entreprise ainsi que le lieu de travail : cette section doit être concise et « punchée ».
• La description du poste, des tâches et responsabilités ainsi que les critères de sélection.
• Les directives à suivre pour poser sa candidature (adresse, courriel, etc.).

Pour plus de détails, veuillez prendre connaissance de la capsule 2 qui traite de l’affichage de poste :

DOCUMENTS À TÉLÉCHARGER

• Exemple de profil de poste complet
• Modèle de profil de poste à personnaliser
• Exemple simplifié d’affichage de poste pour médias sociaux
• Modèle élaboré d’affichage de poste à personnaliser
• Liste de sites Web pour affichage de poste

Consultez le document d’information complet sur l’analyse des besoins et l’affichage.

RÉCEPTION ET TRI DES CV

Pour débuter, la lecture puis le tri de tous les CV reçus doivent être faits. Il est important de se référer au profil élaboré au départ afin de s’en tenir aux critères d’évaluation choisis. L’objectif est de parvenir à éliminer les candidatures qui ne répondent pas aux critères de sélection et de ne retenir que les meilleurs candidats potentiels.

Pour effectuer une présélection juste et équitable, il convient d’analyser l’ensemble des CV reçus selon la méthode suivante :

• Revoir la description du poste ainsi que la liste des critères souhaitables et essentiels afin de les avoir bien en tête lors de l’analyse des curriculums vitae.
• Lire l’ensemble des curriculums vitae et les classer en trois groupes distincts :
  1. Répondant à tous ou à la majorité des critères de sélection
  2. Assez près des critères de sélection ou sujets à réévaluation
  3. Non pertinents pour le poste
• Évaluer les CV des groupes a) et b) afin de confirmer le classement en reprenant le même outil.
• Les candidats du groupe a) devraient être contactés pour une entrevue téléphonique ou en personne. Ceux du groupe b) pourront être convoqués s’il n’y a pas suffisamment de candidats dans le groupe a).
• Les candidats du groupe c) ne sont pas retenus.

Afin d’en apprendre davantage, nous vous invitons à écouter la capsule 3 ayant pour sujet l’analyse des CV :

MODÈLE PERSONNALISABLE À TÉLÉCHARGER

• Grille d’analyse de CV

Consultez le document d’information complet sur la présélection.

LES ENTREVUES TÉLÉPHONIQUES

Après avoir retenu les candidats les plus intéressants, ceux-ci doivent être rejoints par téléphone afin de faire une entrevue téléphonique. L’entrevue téléphonique est une étape cruciale puisqu’elle permet de faire un premier tri des candidatures avant d’inviter les personnes concernées en entrevue. En effet, ces quelques minutes permettent d’avoir accès à de l’information de base pour déterminer si le candidat répond aux exigences minimales du poste. Cette étape permet également d’avoir déjà une première impression sur la personne, de connaître ses intérêts et d’avoir rapidement des réponses à certains des critères essentiels. L’entrevue téléphonique permet de ne pas prévoir d’entrevues qui s’avèreraient non pertinentes.

L’entrevue téléphonique poursuit trois objectifs :

1. Vérifier des éléments de base

• Expérience en lien avec le poste
• Niveau de bilinguisme (si nécessaire au poste)
• Utilisation d’un logiciel

2. Vérifier la motivation

• Est-ce que le candidat est toujours en recherche d’emploi au moment de l’appel?
• Comment a-t-il entendu parler du poste?
• Que connait-il de votre entreprise?
• Pourquoi désire-t-il quitter son emploi ou pourquoi a-t-il quitté son dernier emploi?

3. Vérifier les attentes du candidat

• Horaire
• Salaire
• Emplacement du lieu de travail

Pour plus de détails, veuillez prendre connaissance de la capsule 4 à propos des entrevues téléphoniques :

MODÈLE PERSONNALISABLE À TÉLÉCHARGER

• Questionnaire d’entrevue téléphonique

Consultez le document d’information complet sur les entrevues téléphoniques.

PREMIÈRES ENTREVUES

Visualisez la première entrevue comme une première « date », il faut que ce soit parfait! L’organisation, la communication, le lieu, etc. doivent être pris au sérieux. Le succès d’une entrevue de sélection dépend donc de la qualité de sa préparation.

Vous pourriez décider de mettre sur pied un comité de sélection afin d’obtenir des opinions différentes sur les candidats. On pourra également faire appel à un consultant ou une firme de recrutement afin de bénéficier d’un regard neutre, d’un avis professionnel et d’un soutien à la démarche de sélection et de recrutement.

Il vous faudra ensuite soigneusement préparer une grille d’entrevue permettant d’évaluer les différents candidats en fonction des mêmes critères. La meilleure façon d’élaborer une grille d’entrevue est de se baser sur les critères de sélection préalablement établis, faire ressortir les éléments les plus importants qu’on souhaite vérifier et évaluer chacun d’eux sur 10. À partir de cette grille, vous serez en mesure de déterminer quelles questions vous permettront d’évaluer chacun des éléments clés du poste.

Attention! Votre processus doit être objectif, non préjudiciable et non discriminatoire. À cet effet, la Commission des droits de la personne et l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés ont créé une campagne de sensibilisation sur la discrimination en emploi.

Apprenez-en plus en écoutant la capsule 5 qui parle des premières entrevues et des références :

MODÈLES PERSONNALISABLES À TÉLÉCHARGER

• Questionnaire d’entrevue
• Grille de comparaison des candidats
• Formulaire d’autorisation de prise de références
• Questionnaire de prise de références

Consultez le document d’information complet sur les premières entrevues.

DEUXIÈMES ENTREVUES

Vous avez aimé le candidat lors de la première entrevue, il satisfait les attentes et les tests passés sont concluants? Il vous est difficile de départager deux candidats, vos deux finalistes? Vous avez un seul finaliste mais, vous avez quelques hésitations? Il peut être judicieux de faire une deuxième entrevue pour cristalliser votre opinion.

La deuxième entrevue est habituellement moins structurée et plus courte que la première, se voulant davantage une discussion informelle. Souvent, un gestionnaire sera présent pour valider la compatibilité avec l’équipe et les dernières formalités. Comme la deuxième entrevue est généralement plus décontractée, elle peut facilement être réalisée autour d’un café ou d’un lunch par exemple, ou le candidat et l’employeur discutent sans questionnaire formel.

La deuxième entrevue sert à :

• Valider certaines perceptions.
• Poser des questions sur les faiblesses qui ressortent des tests psychométriques, des références ou de la première entrevue.

Elle peut également permettre de présenter le candidat à certains membres de l’équipe, donc si la deuxième entrevue est concluante, vous pourriez terminer la rencontre par une visite des lieux et l’amener à rencontrer certaines personnes qu’il côtoierait au quotidien pour observer l’interaction.

La décision finale

La décision d’embauche repose principalement sur les 4 éléments suivants :

1. L’évaluation que vous avez faite des compétences du candidat pour occuper le poste à combler.
2. Votre perception quant à son attitude, sa motivation et son comportement lors du processus.
3. Les affinités ou la compatibilité du candidat avec le supérieur immédiat et l’équipe en place.
4. Les références, les tests et les autres vérifications, s’il y a lieu.

Écoutez la capsule 6 qui aborde les deuxièmes entrevues pour encore plus d’information :

Téléchargez le document d’information complet sur les deuxièmes entrevues.

L’OFFRE D’EMPLOI

L’étape du recrutement et de la sélection ayant été réalisée de manière concluante, il y a lieu de concrétiser notre choix de candidat par un engagement ferme, ce qui implique bien sûr la communication de la décision à la personne choisie, mais aussi d’assurer un suivi afin que le candidat accepte le poste. Il est important de bien informer la personne retenue des conditions de travail offertes et, si elle accepte le poste, de fixer la date d’entrée en fonction. Si la personne est déjà en emploi, il est important d’honorer les semaines de préavis qu’elle voudra donner à son employeur actuel.

La proposition peut être verbale, mais nous encourageons de l’accompagner d’une offre écrite énumérant les conditions d’emploi et les heures de travail prévues.

LE CONTRAT DE TRAVAIL

De même que pour une offre d’emploi, un contrat de travail peut être verbal mais, nous conseillons fortement l’utilisation d’un document écrit que vous pouvez choisir de rédiger en mode formel ou d’une manière dont le libellé est plus sympathique. Peu importe votre choix, voici quelques indications :

• Le contrat de travail est un document juridique formel qui établit les termes et conditions de l’emploi entre l’employeur et l’employé.
• Il précise généralement des éléments tels que le titre du poste, les responsabilités de l’emploi, la rémunération, les horaires de travail, les congés, les avantages sociaux, la durée du contrat (si applicable), les clauses de résiliation, les obligations des deux parties, etc.

La capsule 7 vous fournit plus de détails sur l’engagement :

MODÈLES PERSONNALISABLES À TÉLÉCHARGER

• Lettre d’offre d’emploi
• Lettre d’embauche
• Contrat de travail

Consultez le document d’information complet sur l’engagement.

Ça y est! Le candidat a accepté votre offre, il fera partie de votre équipe! Félicitations! Il faut maintenant accueillir cette personne au sein de votre entreprise et s’assurer qu’elle veuille y rester. Puisque le recrutement se veut particulièrement difficile en temps de pénurie de main-d’œuvre, les employeurs déploient beaucoup d’efforts pour attirer les travailleurs disponibles dans un bassin particulièrement réduit de candidats. Malheureusement, ils oublient trop souvent l’après-embauche. Les études démontrent que la personne que vous venez d’embaucher mettra moins d’un mois pour décider si elle demeurera au sein de votre équipe. Pour dynamiser le processus d’intégration, vous avez avantage à donner une couleur locale à vos pratiques. Nous vous recommandons fortement de planifier l’intégration de chaque employé de manière spécifique en élaborant un plan de formation simple, mais correspondant au poste occupé.

LA PRÉPARATION ET L’ACCUEIL

La préparation à l’accueil consiste à organiser l’environnement de travail du nouvel employé. Cette étape, préalable à l’accueil, est importante, car l’employé constate qu’il était attendu et que son arrivée a été planifiée. Il doit disposer, dès son premier jour de travail, de tous les documents et outils dont il aura besoin pour effectuer sa tâche. Il faut déterminer les renseignements essentiels à transmettre au nouvel arrivant en répondant aux trois questions suivantes :

1. Que devrait contenir l’intégration à l’emploi?
2. Quels sont les objectifs poursuivis?
3. Que doit connaître le nouvel employé concernant ses tâches?

L’INTÉGRATION

• Accueil par le gestionnaire et revue du profil de poste détaillé
• Mot de bienvenue (présenter la mission et les défis de l’entreprise)
• Présentation des valeurs privilégiées et des attentes de l’organisation (horaire, attentes personnelles et organisationnelles)
• Présentation du manuel de l’employé, des conditions offertes et de l’organigramme
• Remise et signature des documents nécessaires (dossier de l’employé, assurance collective, fiche de paie, etc.)
• Visite du milieu de travail
• Désignation de l’espace de travail et des outils disponibles (ordinateur, fournitures de bureau, etc.)
• Visite des différents secteurs de l’entreprise, dont les espaces de repos et de loisirs (salle d’employés, vestiaire, etc.)
• Présentation du personnel et de l’équipe de travail

LE SUIVI DE L’INTÉGRATION

Tout au long de son intégration, il est important de rencontrer l’employé afin de faire des suivis rapprochés et de répondre à ses questions. Puisque la période d’intégration est souvent la même que la période de probation, on suggère de faire un suivi à la fin des deux premières journées de travail, à la fin des deux premières semaines de travail et à mi-probation pour s’assurer que l’intégration suive le cours prévu et évaluer que le nouvel employé remplit bien son rôle, c’est-à-dire qu’il satisfait les attentes et ce, tant au niveau du savoir-faire que du savoir-être.

L’ÉVALUATION DE L’INTÉGRATION

Le dernier volet consiste à s’assurer que l’employé est satisfait de son accueil et de son intégration et d’en évaluer la réussite. À la suite de la période d’intégration dans les nouvelles fonctions, une rencontre de mise au point doit être prévue avec le supérieur immédiat afin de répondre aux questions (techniques ou administratives) et de soutenir l’employé. Il est intéressant à cette étape de questionner l’employé sur sa satisfaction face à son intégration, sur son bien-être au travail et sur ses perceptions actuelles. C’est également le moment de se positionner officiellement sur la réussite de la période d’essai/probation, que vous pouvez conclure positivement, prolonger ou terminer.

Pour en connaitre davantage sur l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé, écoutez la capsule 8 :

MODÈLES PERSONNALISABLES À TÉLÉCHARGER

• Plan d’entrainement à la tâche
• Lettre de suivi à mi-probation concluante
• Lettre de fin de probation concluante
• Lettre de fin d’emploi
• Lettre 1 de prolongation de probation
• Lettre 2 de prolongation de probation

Consultez le document d’information complet sur l’accueil et l’intégration.